Każdego dnia Twoja firma generuje dziesiątki, a nawet setki rozmaitych druków, które prędzej czy później będą wymagały utylizacji. Możesz to zrobić samodzielnie lub zlecić niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie. W jakich przypadkach outsourcing utylizacji części archiwum będzie najlepszym rozwiązaniem?
Samodzielne niszczenie dokumentów vs skorzystanie z usług profesjonalnej firmy
Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na niszczenie dokumentów we własnym zakresie. Chcą w ten sposób zaoszczędzić na usługach świadczonych przez zewnętrzną firmę. Nic dziwnego – umiejętność właściwego gospodarowania finansami to cechy, które powinien posiadać każdy właściciel firmy. Czy jednak dzięki temu w Twojej kieszeni zostaje więcej pieniędzy? Niekoniecznie!
Własnoręczne usuwanie dokumentów może sprawdzić się wówczas, gdy trzeba zutylizować niewielką ich ilość. Jaka niszczarka do biura będzie najlepsza? Wybierz model, który rozdrabnia papier na ścinki. Urządzenie tnące na paski okaże się niewystarczające w przypadku dokumentów o wysokim stopniu tajności.
Warto mieć jednak na uwadze, że nawet profesjonalna niszczarka do biura ma swoje ograniczenia. Jeśli na utylizację czeka kilka pudeł papierów, wkładanie pojedynczo każdej kartki w otwór niszczarki zajmie długie godziny. Będzie trzeba do tego zajęcia wyznaczyć pracownika, który mógłby w tym czasie wykonywać zadania przynoszące realne zyski dla firmy. Ponadto utylizacja kilogramów ścinek generuje dodatkowe koszty związane z wywozem śmieci.
Przy dużej ilości dokumentów do zniszczenia zdecydowanie bardziej opłaca się wynajęcie zewnętrznej firmy. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę internetową „niszczenie dokumentów Wrocław” (lub inne miasto), by szybko znaleźć odpowiedniego usługodawcę.
Jakie korzyści niesie outsourcing niszczenia dokumentów?
Zlecenie utylizacji archiwów zewnętrznej firmie to oszczędność czasu. Profesjonalne firmy niszczące dokumenty dysponują przemysłowymi niszczarkami. Takie urządzenie są w stanie rozdrobnić nawet 100 kg papieru w ciągu godziny.
Korzystając z usług specjalistów, nie musisz martwić się o utylizację ścinek. Firma wywozi je i samodzielne przetwarza. Nie płacisz dodatkowo za wywóz śmieci.
Możesz również zamówić usługę mobilnego niszczenia dokumentów. Specjalna instalacja niszcząca przyjedzie na teren Twojej firmy, więc nie będzie trzeba wywozić poufnych materiałów poza jej bramy.
Kolejna zaleta outsourcingu usuwania dokumentów jest nie do przecenienia. Chodzi o bezpieczeństwo danych. Solidna firma – a tylko taką warto brać pod uwagę – przeprowadza proces utylizacji według określonych prawem norm. Pracownicy odbywają specjalistyczne szkolenia, a ich działania nadzoruje pełnomocnik ds. informacji niejawnych. Na koniec otrzymasz certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów.
W Twojej firmie zalegają pudła pełne papierów do utylizacji? Nie masz na to czasu? Nie dysponujesz też wydajnym sprzętem i nie chcesz zastanawiać się, jaka niszczarka do dokumentów będzie odpowiednia? Pragniesz za to mieć pewność, że proces niszczenia przebiegł zgodnie z RODO? Jeśli na powyższe pytania Twoja odpowiedź brzmi „tak”, to znak, że czas skontaktować się z rzetelną firmą oferującą profesjonalne niszczenie dokumentów.